Quy Tắc 4: Tổ Chức Những Buổi Họp Thật Hiệu Quả
Để có một cuộc họp hiệu quả và chất lượng cần những gì?
Link youtube: https://www.youtube.com/watch?v=zlgygYH7tio
1.Đặt vấn đề
Trong môi trường làm việc hiện đại, các cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin, xây dựng kế hoạch và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, không ít trường hợp các cuộc họp lại trở nên dài dòng, thiếu trọng tâm và lãng phí thời gian. Để giải quyết vấn đề này, Harvey Block, một nhà lãnh đạo giàu kinh nghiệm với tư cách là Tổng Giám đốc Tập đoàn Bokenon, đã chia sẻ những quan điểm sâu sắc về cách tổ chức các buổi họp hiệu quả.
2.Lời Khuyên Quản Trị
Nâng cao hiệu quả cuộc họp
Xác định mục tiêu rõ ràng:
- Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được.
Kiểm soát cuộc họp hiệu quả:
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
- Giữ cuộc họp đi đúng hướng.
- Ngăn chặn những người nói lan man, lạc đề.
Chọn thời gian hợp lý:
- Nên tổ chức cuộc họp vào cuối ngày để mọi người tập trung hơn.
- Hạn chế tổ chức cuộc họp vào đầu ngày, trừ khi đó là cuộc gặp mặt giao lưu.
Phân chia nhóm (nếu cần):
- Nếu có quá nhiều người tham gia, hãy chia thành các nhóm nhỏ để tăng tính tương tác và hiệu quả.
Kết thúc bằng kế hoạch hành động:
- Mỗi cuộc họp cần có kết luận rõ ràng về những hành động tiếp theo, ai sẽ chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành.
3.Cách Thực Hiện
Chuẩn bị và gửi thông tin trước cuộc họp:
- Gửi thông báo mời họp, nêu rõ mục tiêu, chương trình và tài liệu liên quan cho tất cả người tham gia.
Giám sát và điều hành cuộc họp chặt chẽ:
- Người chủ trì cần dẫn dắt cuộc họp, đảm bảo mọi người tập trung vào vấn đề chính.
- Đặt câu hỏi ngắn gọn, yêu cầu câu trả lời trực tiếp.
Đưa ra kế hoạch hành động rõ ràng và phân công nhiệm vụ:
- Ghi lại các quyết định và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người.
- Gửi biên bản cuộc họp cho tất cả thành viên.
4.Vận Dụng
Chuẩn bị kỹ lưỡng và xác định mục tiêu cuộc họp
- Trước cuộc họp, bạn gửi email mời các thành viên tham gia, trong đó có thông tin về lịch họp, mục tiêu cuộc họp (ví dụ: "Thảo luận kế hoạch triển khai dự án X và phân công nhiệm vụ cụ thể").
- Kèm theo đó, gửi tài liệu cần thiết như kế hoạch chi tiết, các báo cáo chuẩn bị sẵn để mọi người có thể nghiên cứu trước khi tham gia cuộc họp.
- Điều này giúp đảm bảo mọi người đều có sự chuẩn bị và hiểu rõ mục tiêu cuộc họp, từ đó tránh việc mất thời gian vào các vấn đề không cần thiết.
Duy trì sự kiểm soát trong cuộc họp
- Bạn nên làm rõ quy tắc cuộc họp ngay từ đầu: "Chúng ta chỉ tập trung vào các điểm trong chương trình nghị sự, nếu có vấn đề ngoài lề sẽ được ghi chú lại và thảo luận sau."
- Nếu có quá nhiều người tham gia, bạn chia thành các nhóm nhỏ (ví dụ, nhóm marketing, nhóm kỹ thuật) để mỗi nhóm tập trung vào phần việc của mình, rồi báo cáo lại cho toàn thể nhóm. Điều này giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng, mỗi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến nhưng không làm gián đoạn quá trình thảo luận.
Kết thúc cuộc họp bằng kế hoạch cụ thể
- Bạn tóm tắt lại các quyết định quan trọng đã được đưa ra trong cuộc họp và phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Sau cuộc họp, bạn gửi biên bản cuộc họp cùng kế hoạch hành động cho tất cả các thành viên tham gia, đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình.
- Bạn cũng yêu cầu mọi người cập nhật tiến độ công việc theo từng giai đoạn và tổ chức các cuộc họp kiểm tra định kỳ để theo dõi việc thực hiện các quyết định.
![Lễ Hội Dinh Cô - Long Hải Năm 2025 [DEMO]](/datafiles/18/2025-02/thumbs-12557741-banner-lehoiDinhCo-LongHaiEcoz.jpg)
.png)
![Lễ Hội Dinh Cô - Long Hải [DEMO]](/datafiles/18/2025-02/thumbs-41772232-banner-kenhso.jpg)
![Đặc Sản Kiên Giang [DEMO]](/datafiles/18/2024-07/thumbs-18587533-IMG_7305.jpeg)
![Phương Hoa Sea Garden Hà Tiên [DEMO]](/datafiles/18/2024-07/thumbs-43280754-z5663208563916_ca6fa4455aeeac4c01cc4a8f079f1893.jpg)
.png)
.jpg)
.png)
![[WS13] NB // MC - Làm chủ sân khấu](/datafiles/18/2023-11/thumbs-56502092-IMG_1068.jpeg)
.png)
.png)
.png)
 of thông bao.jpg)
