Phân Công Và Ủy Quyền Hiệu Quả
Trong môi trường làm việc, phân công và ủy quyền đúng người giúp lãnh đạo giải phóng thời gian cho chiến lược, đồng thời tạo cơ hội phát triển cho nhân viên. Bài viết đề xuất cách xác định công việc phù hợp để ủy quyền, tránh giao những việc quan trọng cho người chưa đủ năng lực hoặc ngược lại. Khi ủy quyền, cần thiết lập mục tiêu, tiêu chí đo lường, deadline và cung cấp hướng dẫn cụ thể để nhân viên tự tin thực hiện. Quá trình theo dõi tiến độ thông qua các mốc kiểm tra (checkpoint), cũng như hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn, sẽ đảm bảo chất lượng công việc. Cuối cùng, trao đổi phản hồi mang tính xây dựng và khen thưởng xứng đáng giúp nhân viên rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu suất và cảm thấy được trân trọng.
1. Xác định công việc cần ủy quyền
Phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và tính lặp lại: những việc tốn thời gian nhưng không nhất thiết phải do lãnh đạo trực tiếp xử lý.
Nhìn nhận đâu là công việc mang tính chiến lược (cần lãnh đạo trực tiếp giải quyết) và đâu là công việc mang tính vận hành (có thể giao cho người khác thực hiện).
Lãnh đạo thông minh sẽ ủy quyền những công việc tẻ nhạt, lặp đi lặp lại hoặc đòi hỏi thời gian dài để tập trung vào việc định hướng, chiến lược.
Khi đã xác định đúng, tránh trường hợp ủy quyền quá mức độ: ủy quyền việc quan trọng cho người chưa đủ năng lực sẽ mang lại rủi ro.
Luôn giữ bản danh mục nhiệm vụ và cập nhật thường xuyên để biết khi nào cần “giữ” việc nào, khi nào “phân phối” việc nào.
2. Chọn đúng người, đúng việc
Đầu tiên, lãnh đạo phải hiểu rõ thế mạnh, sở trường và mức độ sẵn sàng của từng nhân viên thông qua hồ sơ năng lực và các buổi trò chuyện 1-1.
Khi giao việc, cần cân nhắc ai có kỹ năng phù hợp nhất, ai cần được thử thách để phát triển và ai đang quá tải nên không nên “gánh thêm” việc mới.
Mục tiêu là tạo ra một sự kết hợp “win–win”: nhân viên có cảm giác được tin tưởng và thử thách đúng mức, trong khi công việc vẫn được đảm bảo chất lượng.
Nếu người nhận ủy quyền chưa đủ kinh nghiệm, lãnh đạo cần dành thời gian hướng dẫn, đưa ra tài liệu tham khảo hoặc chỉ định người cố vấn để hỗ trợ.
Tránh tình trạng “rải” việc cho tất cả mọi người mà không theo năng lực: sẽ dẫn đến công việc không đạt hiệu quả và nhân viên dễ nản.
3. Thiết lập kỳ vọng và hướng dẫn rõ ràng
Khi ủy quyền, lãnh đạo cần cung cấp mục tiêu cụ thể, tiêu chí đo lường kết quả (KPI), deadline và nguồn lực (nhân sự, ngân sách, công cụ) hỗ trợ.
Giải thích rõ tại sao công việc này quan trọng với mục tiêu chung để người được ủy quyền nhận thấy ý nghĩa và trách nhiệm.
Cung cấp tài liệu mẫu, quy trình chuẩn (SOP) hoặc check-list để nhân viên có khung sườn thực hiện, tránh “tự mò mẫm” tốn thời gian.
Đặt ra các mốc kiểm tra (milestones) để cả hai bên đều hiểu lịch trình công việc, từ đó tránh xảy ra tình trạng “vừa deadline mới hỏi”.
Nhấn mạnh rằng người được ủy quyền có quyền chủ động quyết định trong phạm vi cho phép và lãnh đạo sẽ chỉ can thiệp nếu cần hỗ trợ.
4. Theo dõi tiến độ và hỗ trợ kịp thời
Lựa chọn các mốc kiểm tra (hằng tuần, hằng tháng) phụ thuộc vào tính chất công việc để nắm bắt tiến độ và phát hiện sớm vướng mắc.
Thiết lập các cuộc họp ngắn (stand-up meeting) hoặc check-in trực tuyến để cập nhật tình hình và giải đáp thắc mắc ngay lập tức.
Khuyến khích người được ủy quyền báo cáo trung thực, sẵn sàng chia sẻ khó khăn thay vì giấu giếm vì sợ trách nhiệm.
Khi phát hiện sai sót hoặc chậm tiến độ, lãnh đạo tập trung phân tích nguyên nhân, hỗ trợ tài nguyên hoặc điều chỉnh phạm vi công việc để tránh chậm trễ kéo dài.
Việc theo dõi không nhằm “soi lỗi”, mà để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và người nhận ủy quyền cảm thấy được quan tâm, được đồng hành.
5. Trao đổi phản hồi và ghi nhận thành quả
Sau khi công việc hoàn thành (hoặc đạt mốc quan trọng), cần có buổi review chính thức để trao đổi phản hồi mang tính xây dựng.
Bắt đầu bằng việc nêu những điểm tốt, những thành công nổi bật để nhân viên cảm thấy tự hào và động lực; tiếp đó mới chỉ ra điểm cần cải thiện.
Đề xuất các phương án hoặc kỹ năng để họ nâng cao hiệu suất, không chỉ nêu vấn đề mà còn dẫn dắt cách khắc phục cụ thể.
Công khai ghi nhận thành quả (trong cuộc họp nhóm, email khen ngợi, bảng thành tích) để mọi người đều biết và khích lệ văn hóa “làm tốt được khen”.
Đối với những công việc xuất sắc, có thể cân nhắc khen thưởng thêm (tiền thưởng, voucher, khóa đào tạo nâng cao) để duy trì và phát triển động lực.
Xuân Trường Nguyễn |
24 giờ
Xuân Trường Nguyễn |
24 giờ
Xuân Trường Nguyễn |
24 giờ
Xuân Trường Nguyễn |
2 ngày
Xuân Trường Nguyễn |
2 ngày
.jpg){kind=logo}
.jpg)
.png)
![Xúc Tiến Đầu Tư Hà Tiên [DEMO]](/datafiles/18/2025-05/thumbs-60836881-XTDT-Ha-Tien-Banner.jpg)
![Đặc Sản Kiên Giang [DEMO]](/datafiles/18/2025-05/thumbs-60252603-DSKG-KS.jpg)
![Phương Hoa Sea Garden Hà Tiên [DEMO]](/datafiles/18/2024-07/thumbs-43280754-z5663208563916_ca6fa4455aeeac4c01cc4a8f079f1893.jpg)
.png)
.jpg)
.png)
![[WS13] NB // MC - Làm chủ sân khấu](/datafiles/18/2023-11/thumbs-56502092-IMG_1068.jpeg)
.png)
.png)
.png)
 of thông bao.jpg)
